Opgave Bedrijfsvoering | 2e Voortgangsrapportage 2023

Portefeuillehouders: Luzette Kroon, Frank Jorna, Remco van Maurik

Beleidsvelden

Bestuur en externe communicatie
Heffing en invordering
Planvorming

Actuele ontwikkelingen en trends

Zoals in de vorige voortgangsrapportage gemeld heeft Wetterskip een nieuw financieel systeem aangeschaft. Dit zal per 1 januari 2024 worden ingevoerd. De komende maanden wordt proef gedraaid. Dit wordt een cruciale fase voorafgaand aan de daadwerkelijke invoering, waarin duidelijk zal worden of er nog hobbels zijn die geëffend moeten worden alvorens tot invoering per 1 januari 2024 kan worden overgegaan.
Daarnaast zal in de komende periode de aandacht uit gaan naar de opzet en invulling van het uitvoeringsplan digitalisering. De uitvoering van de hoogst noodzakelijke vernieuwingen zal de komende jaren veel van de organisatie vragen. De bestaande menskracht op vooral ICT gebied is hiervoor ontoereikend. Het zal echter gezien de krapte op de arbeidsmarkt nog een hele opgave worden om de benodigde kwaliteit aan medewerkers binnen te halen. Krapte op de arbeidsmarkt en moeilijkheden bij het invullen van vacatures speelt overigens niet alleen op het terrein van ICT.
Het aantal vacatures binnen Wetterskip Fryslân is in juli 2023 al gelijk aan het jaarlijkse gemiddelde van reguliere vacatures. Deze verschuiving leidt tot mogelijke vertraging op projecten en het verlies van kennis. De oplossing zit in een proactieve aanpak en strategische maatregelen om de juiste talenten aan te trekken en te behouden binnen de organisatie.
Inmiddels is ook het Klant Contact Centrum (KCC) ingericht. Door dit KCC zijn we nu beter bereikbaar voor de omgeving en kunnen we vragen sneller en beter beantwoorden.

Voortgang beleidsdoelen

In onderstaande tabel zijn alle maatregelen uit de begroting 2023 opgenomen en wordt de voortgang weergegeven. Daar waar de voortgang achterblijft (oranje of rood), wordt een toelichting gegeven.

Maatregel begroting 2023	Voortgang bij VR 2
Onderzoek naar applicatie opstellen P&C-producten en invoeren	Groen
Vereenvoudigen financiële administratie	Groen
Introduceren nieuwe cloudoplossing datapakhuis	Groen
In kaart brengen benodigdheden digitale infrastructuur, aannemen Enterprice-architect	Groen
Extra servicedeskmedewerker en systeembeheerder aannemen	Groen
Invoeren (met andere waterschappen) van een SOC	Oranje
Waakvlamcontract afsluiten met leverancier IT-security	Oranje
Uitvoeren laatste maatregelen BIO en AVG	Groen
Inzetten op communicatie en bewustwording BIO en AVG	Groen
Collectief cloudcontract met andere waterschappen	Groen
Landelijke dashboards WK, WS en veiligheid	Groen
Traineeprogramma DEEP voor professionals	Groen
Werken aan een goede informatiepositie	Groen
Werken aan bewustzijn en samenwerking tav digitale transformatie	Groen
Voorleggen AB definitief besluit LIMS	Groen
Vier informatiecategorieën Woo invoeren en afronden	Groen
Alle klantcontacten zaakgericht afhandelen	Groen
Gebruik van DigiD-herkenning, webformulieren en sjablonen	Groen
Aantrekken tweede functioneel beheerder zaaksysteem	Groen
Monitoren kwaliteit en kwantiteit dienstverlening en daarover rapporteren	Groen
Opstellen kwaliteitshandvest dienstverlening	Groen
Gehele wagenpark rijdt op blauwe diesel of elektrisch	Groen
Plan laadinfrastructuur 2023-2030 gereed	Groen
Uitwerken uitgangspunten klimaatneutraal en circulair inkomen en voorleggen aan DB	Groen
Starten project voor aanleveren grondwaterreeksen	Groen
Opstellen meerjarenplan Toezicht en Handhaving periode 2023-2027	Groen
Opstellen voorstel nieuw beleid en regelgeving mbt ondermijning en voorleggen aan AB	Oranje

Wat willen we bereiken?

Informatiebeveiliging en privacy

De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) hanteren we als richtlijnen voor informatiebeveiliging en privacybescherming. Ook in 2023 verbeteren we onze beveiliging om acute bedreigingen voor de informatieveiligheid het hoofd te kunnen blijven bieden. Dat doen we intern én in samenwerking met externe partijen. Door het moderniseren van ons ICT-landschap is daar minder beheer nodig. Die ruimte en tijd zetten we in om de nodige maatregelen uit te voeren.

Wat gaan we daar voor doen?

Ondermijning

Op 5 juli 2022 hebben onze dijkgraaf, de Commissaris van de Koning en alle burgemeesters in de provincie Fryslân de Intentieverklaring Friese Norm ‘Gezamenlijke aanpak van georganiseerde (ondermijnende) criminaliteit’ ondertekend. De komende twee jaren gaan we als Friese overheden gezamenlijk aan de slag met het uitvoeren van de ambities uit de intentieverklaring.

Wat gaan we daar voor doen?

Exploitatie

bedragen x € 1.000
Opgave	Oorspronkelijke begroting 2023	Actuele begroting 2023	Wijziging begroting 2023	Nieuwe begroting 2023
Bedrijfsvoering	12.580	13.732	-1.548	12.184
Eindtotaal	12.580	13.732	-1.548	12.184

Toelichting op wijziging begroting 2023

PHA2USE
In de vergadering van het algemeen bestuur van 20 februari 2023 is besloten om een extra bijdrage te doen van € 185.000 voor de verlenging van dit project. De dekking voor dit project is de bestemmingsreserve Innovatie. Daartoe wordt nu de begroting 2023 opgehoogd, tegelijk met de extra onttrekking aan de bestemmingsreserve.

Afschrijvingen (€ 156.000 voordelig)
De afschrijvingslast is naar beneden bijgesteld, onder meer naar aanleiding van de activeringsronde per 1 juli.

Salarissen (€ 250.000 voordelig)
Salariskosten vallen in 2023 lager uit. Dit komt door verloop van personeel en omdat vacatures langer openstaan door schaarste in de markt.

Implementatiekosten cloud-software (€ 100.000 voordelig)
Voor de overgang naar cloud oplossingen is een apart implementatiebudget beschikbaar gesteld. Wij verwachten niet het gehele budget nodig te hebben in 2023.

Verkoop van grond (€ 70.000 voordelig)
Bij verkoop van grond wordt voorzichtigheidshalve de realisatie geprognosticeerd, hetgeen tot een positieve bijstelling leidt ten opzichte van de eerste voortgangsrapportage.

Tegemoetkoming BZK Toeslagenaffaire 2021 (€ 138.000 Voordelig)
Als gevolg van de toeslagenaffaire, zijn in het verleden diverse belastingaanslagen van onze inwoners kwijtgescholden. De Unie van Waterschappen en het Rijk hebben samen afgesproken dat kwijtscheldingen als gevolg van de toeslagenaffaire geen effect mogen hebben op de inkomsten van lagere overheden. Daarom krijgen wij alsnog een incidentele uitkering ter compensatie van deze extra kwijtschelding.

Rente (€ 1.019.000 voordelig)
Bij het opstellen van de begroting 2023 werd uitgegaan van een negatief saldo van de liquide middelen aan het begin van het jaar. Begin 2023 bleek het saldo positief te zijn. Door de gestegen rente wordt nu rekening gehouden met een hogere rentebate van € 300.000. Door het hogere beginsaldo is het niet noodzakelijk om in 2023 nieuwe langlopende leningen af te sluiten wat een voordeel oplevert van € 287.000.
In april en juni 2023 zijn twee herfinancieringen uitgevoerd waarbij leningen met een relatief hoog rentepercentage vervroegd zijn afgelost en vervangen door nieuwe leningen met een lager rentepercentage en langere looptijd. Voordeel € 232.000. Aan de onderhanden investeringswerken zal in 2023 meer rente worden toegerekend wat in de exploitatie een voordeel van € 200.000 oplevert.

Investeringen

Verstrekkingen

bedragen x € 1.000

	Oorspronkelijke begroting 2023		Prognose 1 2023		Verschil
	Bruto (A)	Netto (B)	Bruto (C)	Netto (D)	Bruto (C-A)	Netto (D-B)
Investeringen IM	714	714	714	714	0	0
Investeringen t.b.v. Laboratorium	2.155	2.155	2.155	2.155	0	0
Verkiezingen	576	576	576	576	0	0
Vervanging materieel, voertuigen en overig	656	656	656	656	0	0
Totaal	4.101	4.101	4.101	4.101	0	0

Risico's

1. Prijzen contracten, lange levertijden

De prijsstijgingen in contracten zijn al in het begin 2023 doorgevoerd. Hier zien wij geen risico meer voor 2023 omdat de inflatie aftopt en geen verdere prijsstijgingen verwachten. Een risico dat nog wel bestaat is de Risicoregeling contracten (verrekening achteraf op basis van indexcijfers 2023). Door deze contracten is de kans aanwezig dat er nog extra kosten door leveranciers in rekening gebracht kunnen worden. De inschatting is dat dit kan oplopen tot € 200.000.

2. Het aantal vacatures binnen Wetterskip Fryslân is in juli 2023 al gelijk aan het jaarlijkse gemiddelde van reguliere vacatures.

Er is dit jaar bij Wetterskip Fryslân sprake van meer vacatures dan in voorgaande jaren. Deze verschuiving is in lijn met marktontwikkelingen. Er wordt tegenwoordig sneller voor een andere baan gekozen. Een consequentie hiervan is vertraging op projecten en het verlies van kennis voor de organisatie.
We werken aan twee sporen om de consequenties te mitigeren;

- We proberen de beweegredenen van ons personeel om te blijven dan wel te vertrekken inzichtelijk te maken en daarbij rekening te houden bij het aantrekken van nieuwe medewerkers dan wel het faciliteren van de blijvers.

- Het blijkt uit ervaring dat werving van specialisme in deze markt een uitdaging blijft. We blijven onze werving methodes, formatie-indeling en focus aanpassen op de vraag vanuit de markt om deze zo goed en professioneel mogelijk te benaderen.