Luzette Kroon, Bé de Winter
Onze organisatie verandert voortdurend. Logisch, de wereld om ons heen staat niet stil en we bewegen mee. De opgave bedrijfsvoering is een van de zes opgaven; met de andere vijf opgaven werken we samen aan de realisatie van onze kerntaken Veilig, Voldoende en Schoon.
Opgavedoelstelling
Met de opgave bedrijfsvoering willen we duidelijk maken waar we als organisatie voor staan en wat we doen tegen welke kosten. Daarop willen we ook aanspreekbaar zijn. Belangrijk daarbij is om in ons werk aan te sluiten bij verwachtingen vanuit de samenleving. Dat vraagt om een andere manier van samenwerken: van buiten naar binnen. Door iedere opgave centraal te zetten, houden we focus op het resultaat en aansluiting bij de maatschappelijke opgave. We zetten in op voortdurend verbeteren. We maken helder wie opdrachtgever is en wie opdrachtnemer. Onder het motto: H2O (Helder, Samen en Ontwikkelen) investeren we in elkaar en in goed samenwerken. Ook met andere overheden. We denken en werken gebiedsgericht. We werken steeds slimmer; onder andere door te digitaliseren. We slagen erin om onze interne en externe dienstverlening continu te verbeteren. Met deze manier van werken geven we resultaatgericht en efficiënt werken een extra impuls.
In de doelenboom van bedrijfsvoering geven we invulling aan de ondersteunende functie van de organisatie, waarbij de tactische doelen zijn gebaseerd op wie we als modern waterschap willen zijn. De indicatoren zijn een weergave van onderdelen uit bestaande benchmarks (Waves en Venster voor Bedrijfsvoering) waarmee we de prestaties op een gestandaardiseerde wijze weergeven en daarmee kunnen vergelijken met andere publieke organisaties. De inspanningen zijn gerelateerd aan de maatregelen in deze begroting.
In 2022 hebben we inzet gepleegd op bovenstaande doelen o.a. door als werkgever te investeren in onze medewerkers. We boden een uitdagende en motiverende werkomgeving met voldoende mogelijkheden voor scholing en training. In 2022 zijn alle vakgroepen erin geslaagd om een Strategisch Personeelsplan (SPP) te maken. Een SPP is een belangrijk hulpmiddel bij het afstemmen van het personeelsbestand op de huidige en toekomstige behoefte en het creëren van een aantrekkelijk werkgeverschap. We merken overigens wel dat door het krapper worden van het personeelsaanbod het steeds moeilijker wordt om specifieke vacatures (met name technisch en ICT) ingevuld te krijgen. Eén van de gevolgen daarvan is dat de werkdruk op veel plekken hoog is, hetgeen hoogstwaarschijnlijk ook een belangrijke oorzaak is van het gestegen ziekteverzuim. De gemiddelde leeftijd van de medewerkers bij Wetterskip Fryslân is hoog. Uitstroom vanwege pensionering levert het risico op dat kennis en ervaring verdwijnt. Het aantrekken en binden van jong talent is in de breedte ondanks de uitdagende arbeidsmarkt het afgelopen jaar redelijk goed gelukt en zal de komende jaren erg belangrijk blijven.
In 2022 zijn ook weer stappen gezet in het kader van de digitale transformatie. Tevens is een concernbrede visie op informatiemanagement (I.M. 3.0) door de directie vastgesteld.
Als gevolg van de doorontwikkeling van de organisatie (WF 3.0) is er, zoals ook vermeld in de jaarrapportage 2021, een start gemaakt met de samenvoeging van concerncontrol, financiën en inkoop tot de vakgroep CFI met als doel om hierdoor op een efficiëntere manier de interne en externe (financiële) informatie- en verantwoordingsvoorziening te kunnen verzorgen. Verder wordt de introductie van een nieuw financieel pakket voorbereid. Afscheid nemen van het huidige financiële pakket is noodzakelijk omdat de leverancier van het huidige pakket heeft aangekondigd dat dit pakket niet meer onderhouden gaat worden.
Voor de verbetering van de dienstverlening is in 2022 een nieuw zaaksysteem geïntroduceerd. Dit heeft zowel de dienstverlening aan degene die een beroep doet op onze diensten, zoals bijvoorbeeld vergunningaanvragers, als het interne behandelproces aanmerkelijk verbeterd.
Ook op het gebied van de Informatieveiligheid en AVG zijn stappen gezet. Uit een vergelijking met andere waterschappen is overigens gebleken dat wij het erg goed doen op deze onderdelen.
Een gezond en toekomstbestendig financieel beleid en een betaalbaar waterschap. Dat is een belangrijke ambitie in ons coalitieakkoord. In aanloop naar de Kaderbrief 2022-2026 is er een intensief traject met het algemeen bestuur doorlopen. Uitgangspunt daarbij was dat er met ingang van 2023 sprake is en blijft van een sluitende begroting. Er komen een groot aantal ontwikkelingen op ons af die impact hebben op de financiën van het waterschap. Om een betaalbaar waterschap te blijven heeft het bestuur keuzes gemaakt hoe om te gaan met deze ontwikkelingen. Een aantal keuzes hebben vooral effect op de lange termijneffect en maken we in aanloop naar de volgende kaderbrief voor de periode 2023-2027. Hierbij gaat het bijvoorbeeld over onze schuldpositie en het minimumniveau van het weerstandsvermogen.
We bereiden ons voor op een meer toekomstbestendige manier van werken. Daarin spelen data en daarop gebaseerde informatie een prominente rol in sturing en besluitvorming. Daarvoor is ook een andere informatievoorziening nodig, die bijvoorbeeld is gebaseerd op gebied, deelsysteem of asset.
Doelen zijn:
We willen integrale en doelgerichte informatievoorziening inrichten, zodat deze bruikbaar is voor afnemers binnen en buiten de organisatie en voldoet aan wetgeving. Hierbij is het van belang dat de organisatie processen heeft ingericht en aansluit bij (landelijke) standaarden.
Er komen steeds meer technologieën beschikbaar om sneller en gemakkelijker informatie te verzamelen. Hierbij kan worden gedacht aan sensoren die automatisch omgevingsvariabelen rapporteren of de inzet van drones om geografische informatie te verzamelen. We zien voordelen in dergelijke technologieën omdat het verzamelen van gegevens minder arbeidsintensief is en de mogelijkheid biedt om gegevens digitaal vast te leggen. Slimme technologieën bieden mogelijkheden om laagdrempelig meer gegevens te verzamelen. Door de toename van gegevens ontstaat ook de mogelijkheid om nieuwe analysetechnieken te gebruiken zoals kunstmatige intelligentie. Daarmee kunnen we het inzicht in het beheergebied vergroten, waar mogelijk werkprocessen optimaliseren en steeds efficiënter gaan werken.
Als onderdeel van het DEEP 2-programma waar we aan deelnemen worden drie vraagstukken opgepakt. DEEP staat voor Data science & Engineering Expert Program: een eenjarig leerprogramma waar datascientists en engineers worden opgeleid voor het werk in de waterschapsector. Het programma is bedoeld voor startende talenten en technische collega’s die al langere werkzaam zijn bij de waterschappen. Daarnaast biedt het programma een platform voor waterschappen om kennis en ervaringen te delen.
Minor data science NHL Stenden Hogeschool
Het doel van deze minor was het uitvoeren van een pilot-project door studenten om een complex vraagstuk met behulp van data science op te lossen bij Wetterskip Fryslân. Daarnaast droeg de minor ook bij in de samenwerking tussen NHL Stenden Hogeschool, CEW en ons, als het gaat om het delen van inzichten, kennis en ervaring. Het project wat de studenten hebben uitgevoerd is:
Omdat de ontwikkelingen snel gaan en technologie veelvuldig in de markt beschikbaar komt, willen we waar mogelijk samenwerken met andere waterschappen en overheden. Op die manier worden de ontwikkelkosten verdeeld en tegelijkertijd wordt in gezamenlijkheid kennis verworven.
De afgelopen jaren is er veel veranderd. We zijn massaal thuis gaan werken, de wijze van communiceren is sterk veranderd en de afhankelijkheid van informatiesystemen is toegenomen. Dit heeft als gevolg dat de digitale transitie in een stroomversnelling is gebracht. De technische ontwikkelingen gaan snel en de daaraan gekoppelde eisen vanuit wetgeving en informatiebeveiliging worden steeds strenger. In deze snel veranderende digitale wereld willen we slagvaardig kunnen blijven. We willen slim samenwerken en zorgen voor een veilige stabiele werkplek waar medewerkers plaats- en tijd onafhankelijk hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. De nieuwe manier van werken heeft gevolgen voor hoe we met applicaties en software omgaan. Deze (wereldwijde) ontwikkeling vraagt een totaal andere aanpak van het IT-landschap.
Voor onze ict vraagt dit een ander type beheer en maatregelen in het kader van toenemende informatiebeveiligingsrisico’s en steeds strenger wordende eisen vanuit wetgeving. Het geeft tegelijkertijd de kans om passende voorzieningen te treffen en waar mogelijk de diversiteit en complexiteit van ict-voorzieningen te verminderen. Specifiek is er aandacht voor de procesautomatisering om het functioneren van de geautomatiseerde assets veilig te stellen. Hierin wordt nauw samengewerkt met de andere waterschappen en Rijkswaterstaat. Als richtlijn voor de inrichting wordt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) gebruikt.
In 2022 hebben we ons it-landschap verder vereenvoudigd en gemoderniseerd. Waar we tot enkele jaren geleden vooral op ons eigen centrale computersysteem werkten willen we tegenwoordig online met elkaar samenwerken. Door deze ontwikkeling gaan we nieuwe en bestaande software in toenemende mate beschikbaar stellen via de clouddiensten. Hierbij ontstaat een verschuiving van investeringsgelden naar exploitatiegelden zoals aangegeven in de kaderbrief 2022-2026.
Een aantal cruciale componenten in ons datacenter waren eind 2021 aan vervanging toe. De vervanging is eind 2022 ingezet echter zal de uitvoer in 2023 plaatsvinden. De reden hiervoor is tweeledig. Sinds de covid-19 pandemie is de productie van microchips teruggelopen. Hierdoor zijn de levertijden voor ict middelen sterk opgelopen. Omdat we begin 2022 een nieuwe aanbesteding hebben uitzet voor het inkopen van ict hardware hebben we gekozen om deze eerst de aanbesteding af te ronden en dan pas over te gaan tot bestellen. Dit laatste om overlap tussen leveranciers in verband met levertijden te voorkomen. De verschillende vervangingsprojecten zijn in 2022 gestart en zullen in 2023 ten uitvoer gebracht worden.
Vanuit de BIO (baseline informatiebeveiliging overheid) wordt van waterschappen gevraagd dat de eigen it-omgeving gecontroleerd wordt op kwetsbaarheden en aanvallen van buitenaf. Om dit zelfstandig als waterschap in te regelen is een aanzienlijke uitbreiding van personele capaciteit nodig. We hebben in 2022 ingezet op een gezamenlijk SOC (Security Operations Center) om deze controlerende functie in te richten conform de wettelijke BIO richtlijn. Daarnaast zetten we in op een collectieve dienstverlening waarbij we in geval van calamiteiten expertise kunnen inschakelen.
Deze ontwikkeling ((hybrid) cloud ) ondersteunt de organisatie bij deze nieuwe vormen van samenwerking. Hierbij willen we het volgende bereiken:
Het KCC is een overkoepelend hulpmiddel waarmee alle klantcontacten van onze organisatie, of dat nu mondeling, schriftelijk, telefonisch of digitaal is, worden afgehandeld.
Zoals in het coalitieakkoord, als ambitie, aangegeven gaan we werken met één systeem/loket waarin de dienstverlenende processen worden geïmplementeerd. Hiermee willen we maximaal inzetten op de digitale dienstverlening. We sluiten hiermee aan bij de ontwikkelingen ten aanzien van de Omgevingswet. De basis achter ons loket wordt gevormd door zaakgericht werken. Bij zaakgericht werken staat de vraag van de klant centraal. Persoonlijk contact en maatwerk bepalen de kwaliteit van onze dienstverlening. Als klant word je actief geïnformeerd over de voortgang en heb je inzicht in je dossier, de verwachte afhandeltermijn en heb je één vast aanspreekpunt.
Het Waterschapshuis (hWh) is de regie- en uitvoeringsorganisatie voor de 21 waterschappen op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Het Waterschapshuis realiseert projecten in opdracht van de Unie van Waterschappen of van een specifiek waterschap. De sturing op de organisatie vindt plaats vanuit de opdrachtgeverstafel waar onze secretaris directeur aan deelneemt. De kaderstelling en de bewaking van de kaders vindt plaats in het algemeen bestuur van hWh waaraan onze dijkgraaf deelneemt.
In 2022 zetten we ons verder in voor het behalen van collectief inkoopvoordeel van software en dienstverlening.
Bij hWh is een leerlijn ontwikkeld om voor de waterschappen expertise te ontwikkelen bij Waterschappen. In 2022 hebben we meegedaan aan een leerprogramma voor nieuwe technologieën (DEEP).
In het kader van het delen van ruimtelijke informatie op Europees niveau is in de Nederlandse wet de (Europese) INSPIRE-richtlijn opgenomen. Hiervoor moeten we gegevens beschikbaar stellen. Deze gegevens worden via hWh op één punt verzameld en gedeeld. In 2022 zetten we ons in om de eigen gegevenshuishouding verder te standaardiseren. Op basis hiervan kan informatie worden gedeeld met andere waterschappen.
We richten ons op de activiteiten van het hWh met een duidelijke meerwaarde voor Wetterskip Fryslân. We dragen samen met andere waterschappen bij aan de ontwikkeling van hWh als aanbieder van dienstverlening (Shared Service Center). Ook blijven we hWh actief stimuleren in het organiseren van een voorspelbare bedrijfsvoering.
In het hoofdstuk Strategie en Omgeving staat de vijfsporen-aanpak waarmee we in 2030 klimaatneutraal willen worden beschreven. Vanuit de bedrijfsvoering leveren we een bijdrage aan deze doelstelling.
Wij gebruiken brandstof voor transport van zuiveringsslib, onderhoud van de watersystemen, zakelijk verkeer en woonwerk verkeer. Om in 2030 klimaatneutraal te zijn maken we dit de komende jaren stapsgewijs fossielvrij. In de tussentijd gebruiken wij blauwe diesel in plaats van fossiele diesel voor ons eigen materieel en wagenpark.
Het inkopen van goederen, diensten en werken is een onderdeel van bedrijfsvoering. De keuzes die hierin worden gemaakt kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan het verminderen van de uitstoot van broeikasgassen.
Onder de naam ‘baseline op orde’ ten aanzien van het minimale ambitieniveau van onze digitale dienstverlening zijn in de Unie van Waterschappen afspraken gemaakt. Deze baseline wordt in de komende jaren volgens een groeipad gerealiseerd. De wet- en regelgeving is medebepalend wat er minimaal moet gebeuren. Het actief openbaar maken van nader benoemde documenten -op basis van de nog in werking te treden Wet open overheid (Woo)- is één van die afspraken. De Woo moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De wet is 1 juli 2022 in werking getreden. Als Wetterskip Fryslân willen we een betrouwbare en toegankelijk waterschap zijn en voldoen aan de bovenstaande wet en regelgeving.
Vier organisaties hebben de afgelopen twee jaar intensief gewerkt aan een nieuwe vorm van samenwerking op personeel vlak. De gemeente Leeuwarden, de gemeente Súdwest-Fryslân, de provincie Fryslân en Wetterskip Fryslân hebben verschillende vormen van samenwerking onderzocht. De gekozen vorm is het oprichten van een Fryske Flekspool (FFP). Bovengenoemde partners formeren een pool van gekwalificeerde medewerkers, die binnen hun eigen organisatie ervaring hebben met het ontwikkelen en/of uitvoeren van multidisciplinaire initiatieven, programma’s en/of projecten in een complexe omgeving. Deze kennis en ervaring kunnen ze inzetten bij andere partners.
Met het oprichten van Grienskip - een samenwerkingsverband tussen Wetterskip Fryslân, Caparis en Empatec - bieden we mensen met afstand tot de arbeidsmarkt kansen op de arbeidsmarkt op basis van leren door te doen.
Met Grienskip geven we mensen met achterstand op de arbeidsmarkt een kans om te werken en leren. In 2022 hebben de medewerkers van Grienskip het groenonderhoud op onze waterschapsassets uitgevoerd. Daarnaast hebben gemiddeld tien personen met ons leer/werk bedrijf kennis en ervaring opgedaan. Vanuit het leer/werk bedrijf zijn vier medewerkers doorgestroomd naar een reguliere baan in het bedrijfsleven.
Een modern laboratorium kan geen dag functioneren zonder LIMS (Laboratorium Informatie Management Systeem). Met behulp van het LIMS wordt informatie vastgelegd en ontsloten over klanten, projecten, opdrachten, monsterpunten, monsterroutes, monsters, testen, planningen, audits, tarieven, controlemonsters, voorraden, e.d. Het huidige LIMS van het waterschap is nu een maatwerk oplossing die al jaren niet meer wordt ondersteund door de leverancier en waar vanaf 1 januari 2022 ook geen enkel ander laboratorium meer mee werkt. Daarmee is de continuïteit van de bedrijfsvoering kwetsbaar en vervanging moet in gang worden gezet. Wij kunnen nu aansluiten om samen met de andere waterschapslaboratoria een nieuw LIMS uit te kiezen en te implementeren, met als doel om vanaf 2024 met de vervanging van het huidige LIMS te starten. Het invoeren van de nieuwe applicatie zal naar verwachting ongeveer vier jaar aan doorlooptijd vragen. Gezien de hoge investeringen laten we parallel aan het vervangingstraject onderzoeken we of het huidige LIMS langer kan worden gebruikt, als alternatief om daarmee mogelijke kosten te besparen.
In 2022 hebben we een keuze gemaakt of het gebruik van het huidige LIMS verantwoord kan worden verlengd, of dat het vervangingstraject in gang moet worden gezet, zodat continuïteit van het laboratorium blijft gewaarborgd.
| bedragen x € 1.000 | ||||
|---|---|---|---|---|
| Bedrijfsvoering | Jaarrekening 2022 | Gewijzigde begroting | Oorspronkelijke begroting | Verschil Gewijzigde begroting - Jaarrekening 2022 |
| Bedrijfsvoering | 12.145 | 14.613 | 17.301 | 2.468 |
| Eindtotaal | 12.145 | 14.613 | 17.301 | 2.468 |
Verschuiving over opgaven € 1.100.000 nadelig (incidenteel)
Bij enkele opgaven komt een afwijking ‘verschuiving over opgaven’ voor. Bij het opstellen van de begroting wordt de capaciteitsinzet op basis van ervaring gealloceerd bij de verschillende activiteiten en programma’s. Daarnaast worden budgetten toegewezen aan opgave bedrijfsvoering waarvan, bij het uitvoeren van de begroting, nog niet duidelijk is waar de kosten terechtkomen (bijvoorbeeld voor de taakstellingen, inzet flexpool, IKB opname, et cetera). Het gevolg is dat de inzet van capaciteit naar de programma’s anders is dan begroot. Er is dan ook sprake van een verschuiving van capaciteit over de verschillende programma’s. Het totaal aan netto personeelslasten wijzigt door deze verschuiving niet.
Voorziening pensioenen € 850.000 voordelig (incidenteel)
Jaarlijks bepalen wij de hoogte van de voorziening voor de pensioenen van onze huidige en oud leden van het dagelijks bestuur. Als gevolg van de toenemen de rente kan een deel van de voorziening vrijvallen.
ICT middelen € 600.000 voordelig (incidenteel)
De kosten voor het beheer en implementatie van ICT middelen zijn in 2022 minder geweest dan begroot. Deze onderschrijding is incidenteel en heeft vooral betrekking op vertraging in de implementatie van nieuwe systemen.
Lagere afschrijvingslasten € 400.000 voordelig (incidenteel)
De afschrijvingslasten voor ICT goederen is lager dan begroot. Als gevolg van gewijzigde regelgeving is het niet meer mogelijk om software die aangeschaft wordt als cloud-oplossing, te activeren. Dit effect is in de vorige begroting reeds verwerkt in de investeringskredieten. De afschrijvingslasten zijn hier nog niet voldoende op gecorrigeerd. Wij hebben deze wijziging doorvertaald naar de toekomstige begrotingen.
Hogere opbrengst verkoop grond € 300.000 voordelig (incidenteel)
De daadwerkelijke verkoopopbrengsten waren in 2022 nog € 300.000 hoger dan wij in de voortgangsrapportage II hebben aangegeven.
Bijdrage NBK € 225.000 voordelig (incidenteel)
De exploitatiekosten voor het NBK zijn lager uitgevallen dan begroot. Dit levert een voordeel op in de jaarrekening.
Incidentele baten € 246.000 voordelig (incidenteel)
Wij hebben in 2022 een verschillende incidentele baten ontvangen, die niet allemaal in de begroting waren voorzien. Dit is een incidenteel voordeel.
Inzet externen en consultancy € 650.000 voordelig (incidenteel)
Om verschillende redenen hebben wij niet het volledige budget voor externe inhuur en consultancy benut. Door de gespannen arbeidsmarkt is het niet altijd gelukt om de juiste mens op de juiste plek te vinden. Daarnaast hebben wij niet al het consultancybudget nodig gehad in 2022. Wij aan voor de huidige en nieuwe begroting bezien of de huidige budgetten aangepast moeten of kunnen worden.
Personeelskosten € 250.000 voordelig (incidenteel)
Als gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt, hebben wij niet alle vacatures tijdig kunnen invullen.
| bedragen x € 1.000 | |||
| Begroting kredieten per opgave 2022 | Verstrekkingen 2022 | Verschil | |
| Bedrijfsvoering | € 1.695 | € 1.695 | € 0 |